Ein Projekt zur Einführung eines Qualitätsmanagement-Systems verläuft in mehreren Schritten.
Vorgespräch
In einem unverbindlichen Erstgespräch erörtern wir Ihre individuelle Situation. Wir verschaffen uns einen Überblick über die abzubildenden Prozesse, sichten eventuell vorliegende Vorarbeiten zu einem QMS und erläutern unsere Leistungen ausführlich. Im Anschluss an dieses Vorgespräch erhalten Sie von uns ein detailliertes Festpreisangebot über die von Ihnen gewünschten Leistungen.
Starttermin
Bei der Auftaktveranstaltung erläutern wir auch Ihren Mitarbeiten die grundsätzlichen Anforderungen an ein Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001:2008 und stellen einen Zeitrahmen sowie die geplante Vorgehensweise vor. Fragen werden beantwortet und gegebenenfalls werden Vorgehensweise und Zeitrahmen angepasst.
Arbeitstermine
In einer Reihe von Arbeitsterminen werden mit jeweils ausgewählten Mitarbeitern die verschiedenen Punkte eines QM-Systems durchgesprochen:
- Erarbeitung einer Übersicht über die vorhandenen Abläufe und Strukturen, Benennung und Erfassung der Prozesse
- Erfassung und Beschreibung patientenbezogener Prozesse
- Führungs- und Kernprozesse
- Weitere Hilfsprozesse, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen
- Erfassung und Überarbeitung von Formularen, Vorlagen und sonstigen Dokumenten
- Überarbeitung, Korrektur und Ergänzung von
- Kern- und Hilfsprozessen
- Verfahrens- und Arbeitsanweisungen
- Abstimmung des Einführungsteils des QM-Handbuchs und Überarbeitung der Führungsprozesse
Die Arbeitstermine bilden kleine, überschaubare Arbeitsschritte, die in der Regel nicht länger als 2-3 Stunden dauern, um Ihre normalen Abläufe nicht zu beeinträchtigen. Ziel ist die Einführung des QM-Systems parallel zum Tagesgeschäft.
Resultierende Aufgaben für uns
Aus jedem Arbeitstermin ergibt sich eine Reihe von Aufgaben zur Darstellung und Überarbeitung der Prozessabläufe, die wir für Sie erledigen:
- Erstellung der Flow-Diagramme und Begleittexte
- Einarbeitung von Änderungen und Ergänzungen
- Fertigstellung des QM-Handbuchs
- Erstellung der DV-Version des QM-Handbuchs ggf. auf CD mit verlinkten Zugriffen
Anstehende Aufgaben werden von uns vor dem nächsten Arbeitstermin erledigt.
Vorstellung des fertigen QM-Handbuchs
Nach Erledigung aller Aufgaben stellen wir Ihnen und Ihren Mitarbeitern Ihr individuelles QM-Handbuch vor und erläutern die Handhabung. In einer anschließenden Diskussion werden eventuell notwendige Anpassungen festgehalten und umgehend von uns eingearbeitet. Danach erhalten Sie von uns die finale Version (Papierversion und EDV-Version).
Letzter Arbeitstermin, internes Audit
Wir begleiten Ihre(n) QM-Beauftragte(n) bei der Durchführung eines internen Audits und unterstützen sie/ihn bei der Verfassung des Auditberichts und des Management Reviews. Gegebenenfalls erstellen wir zusätzlich einen detaillierten Beratungsbericht.
Vorbereitung auf die Zertifizierung
Sofern eine Zertifizierung von Ihnen angestrebt wird, werden wir auf Basis des internen Audits die zu erwartenden Schritte mit Ihnen durchgehen und stehen Ihnen auch beim externen Audit unterstützend zur Seite – von der Kontaktaufnahme mit der Zertifizierungsstelle bis zum Besprechung des Auditplans mit dem gewählten Auditor. Auf Wunsch begleiten wir Sie auch an dem Tag des Zertifizierungsaudits, um Sie bei Fragen zu unterstützen.